Нотаріальна копія паспорта: коли можна

Нотаріальна копія паспорта — засвідчена нотаріусом копія паспортного документа, яку приймають банки, іноземні органи, роботодавці та контрагенти, коли оригінал віддавати не можна. Але «коли можна» у заголовку не випадкове: не кожну копію паспорта нотаріус посвідчить, і не кожна установа прийме копію замість оригіналу. У цьому гайді — які сторінки копіювати, коли копія працює, а коли потрібен оригінал, і які нюанси існують для документів, що їдуть за кордон.

Що саме копіюють

Паспорт — багатосторінковий документ, і «копія паспорта» має сенс лише тоді, коли вона охоплює потрібні сторінки:

• Обов’язково: сторінка з ПІБ, фото і підписом; сторінка з реєстрацією (якщо її вимагає орган); сторінки, які важливі для конкретної установи (наприклад, відмітки про шлюб — для банківських або майнових питань).
• Для закордону: сторінки, які підтверджують особу для органу призначення — найчастіше фото+ПІБ.
• ID-картка: дві сторони, засвідчені як копія двостороннього документа.

Нотаріус порівнює кожну сторінку з оригіналом — тому приносите весь паспорт, а не окремі сторінки.

Коли копія паспорта потрібна

Типові сценарії:

1. Відкриття рахунку або подання в іноземний банк — частина банків приймає нотаріальну копію паспорта з апостилем.
2. Договірні відносини за кордоном — оренда, купівля, реєстрація компанії: контрагенти хочуть мати засвідчену копію особового документа.
3. Довідки та документи від органів України для закордону — пакет документів інколи вимагає копію паспорта разом з іншими.
4. Копія для вбудовування у справу — судові та юридичні пакети, де оригінал не віддають, але копія має бути підтверджена.

Коли копія не працює

• Установа вимагає оригінал. Багато органів для особистого звернення вимагають оригінал паспорта — копія не замінює його.
• Копія без посвідчення. Проста ксерокопія має обмежену силу: частіше за все потрібна саме нотаріальна.
• Документ для використання в банківських діях в Україні. Тут банк сам встановлює правила — копія може бути достатня для одних процедур і недостатня для інших.

Нотаріус не вирішує за установу — він лише підтверджує, що копія відтворює оригінал. Тому перше питання завжди до органу-одержувача: приймаєте ви нотаріальну копію, і якщо так — з апостилем чи ні.

Копія паспорта для закордону

Ланцюжок стандартний:

1. Копія — нотаріус засвідчує вірність.
2. Апостиль — на підпис нотаріуса, у регіональному управлінні юстиції.
3. Переклад — на мову країни призначення, з посвідченням вірності перекладу.

Уточнюйте, чи орган призначення взагалі приймає копію паспорта: частина органів хоче копію саме сторінки з ПІБ, а не всього документа, і вимагає, щоб копія була зроблена в Україні з апостилем.

Обмеження

Існують документи, копії яких нотаріус не засвідчує — або засвідчує з обмеженнями: документи з виправленнями, частково непридатні для копіювання, а також певні категорії медичних і чутливих документів. Щодо паспорта — нотаріус засвідчує копію лише справжнього, читаючого документа без підчисток. Якщо паспорт зношений або має пошкодження, нотаріус може відмовити у посвідченні копії — тоді спершу заміна документа.

Часті питання про нотаріальну копію паспорта

Чи можна зробити копію паспорта без самого паспорта?

Ні. Нотаріус засвідчує вірність копії саме оригіналу, тому без пред’явлення паспорта посвідчення неможливе — копія без оригіналу фізично не може бути перевірена, і жоден нотаріус не підпише такий акт. Якщо паспорт втрачений, перебуває в установі чи в обробці, спершу відновіть документ: тимчасове посвідчення особи або новий бланк, а вже потім засвідчена копія нового документа. Винятків у цієї вимоги немає.

Чи приймають іноземні банки нотаріальну копію українського паспорта?

Частина банків приймає — з апостилем і перекладом, найчастіше англійською. Але вимоги суттєво відрізняються між банками і країнами: хтось хоче копію всіх сторінок, хтось — лише сторінку з фото та ПІБ, а дехто вимагає особистої присутності клієнта з оригіналом. Перед виготовленням перевірте вимоги конкретного банку до комплекту документів. Зазвичай обов’язкові апостиль на копії і посвідчений переклад — без них засвідчена копія для іноземного банку не працює.

Чи можна засвідчити копію ID-картки?

Так, нотаріус засвідчує копію ID-картки так само, як і паспорта-книжечки — з обох сторін картки, як двостороннього документа. Для використання за кордоном ID-картка працює не всюди: частина іноземних органів вимагає саме паспорт-книжку, оскільки вона є документом для виїзду за межі країни. Перед візитом до нотаріуса перевірте вимоги органу призначення — у деяких випадках до пакету документів потрібен саме закордонний паспорт, а не ID-картка.

Скільки коштує копія паспорта?

Тариф залежить від кількості сторінок, регіону і практики конкретного нотаріуса — актуальні суми уточнюйте перед візитом, єдиного офіційного прайса для приватних нотаріусів немає. Структура витрат проста: посвідчувальна дія за саму копію, за потреби — апостиль (адміністративний збір) і переклад (залежить від мови та обсягу). Якщо потрібно кілька примірників копії, виготовляйте їх за один прийом — це помітно дешевше, ніж окремі повторні візити до нотаріуса.

Чи можна відправити копію паспорта поштою за кордон і використати замість оригіналу?

Так, нотаріальну копію з апостилем і перекладом можна надсилати поштою або кур’єром — оригінал при цьому залишається у вас, і це головна перевага копії. Але спершу переконайтеся, що орган-одержувач взагалі приймає копію та дозволяє її надсилання дистанційно, а переклад виконаний за його вимогами: у деяких країнах потрібен присяжний перекладач саме цієї країни. Для повсякденних процедур в Україні копія замість оригіналу не працює — установа сама визначає, чи приймає засвідчену копію.

Наступний крок

Якщо потрібна копія для конкретної країни чи установи — напишіть нам: опишіть орган-одержувача і мету, ми підкажемо, які сторінки копіювати, чи потрібен апостиль і який переклад. Загальні правила засвідчення — на сторінці засвідчення підпису та нотаріальної копії.