Засвідчення справжності підпису нотаріусом у 2026 році: порядок, документи та вартість

Засвідчення справжності підпису, це нотаріальна дія, під час якої уповноважена особа підтверджує один конкретний факт: підпис на документі поставила саме та людина, яка в ній зазначена, і зробила це в присутності нотаріуса. Зміст заяви, статуту чи протоколу нотаріус при цьому не перевіряє і за наведені в них факти не відповідає. Порядок дії визначає Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Мін’юсту № 296/5 від 22.02.2012, а ціна складається з кількох окремих платежів, які розібрано нижче за складовими. Дані про тарифи та вимоги перевірені за першоджерелами станом на 12–13 вересня 2026 року.

Хто має право засвідчити справжність підпису

Основний виконавець, це нотаріус, причому звернутися можна як до державного нотаріуса, так і до приватного: обидва вчиняють цю дію за однаковими правилами. Але Закон України «Про нотаріат» визначає й інших уповноважених осіб для ситуацій, коли нотаріус недоступний:

• посадова особа органу місцевого самоврядування (де немає нотаріуса) — лише для випадків, прямо передбачених законом; детальніше в огляді засвідчення;
• посадова особа консульської установи України виконує цю дію для громадян, які перебувають за кордоном;
• начальник установи виконання покарань засвідчує підписи осіб, які відбувають покарання, на документах визначених законом видів.

Що саме підтверджує нотаріус, а за що не відповідає

Це найчастіше непорозуміння з клієнтами, тому розкладемо чітко. Засвідчуючи справжність підпису, нотаріус підтверджує:

• особу підписанта, перевіривши документ, що посвідчує особу;
• що підпис зроблено власноруч, у його присутності;
• що це та сама особа, яка зазначена в документі як підписант.

Чого нотаріус не підтверджує: правдивість фактів, викладених у заяві, законність умов, чесність контрагента. Відповідає за зміст документа той, хто його підписав. Якщо ви пишете в заяві, що зобов’язуєтесь віддати сусідові велосипед, нотаріус засвідчить лише те, що підпис під цим обіцянкою поставили ви.

Окреме питання: чи можна засвідчити підпис, зроблений кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Нотаріус засвідчує власноручний підпис на паперовому документі. Електронний підпис має власний механізм підтвердження через засоби електронної ідентифікації, і «переводити» його у нотаріальний напис не потрібно.

Документи, які потрібно взяти з собою

Базовий набір мінімальний, але до нього пред’являють жорсткі вимоги:

• паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу (закордонний паспорт, посвідка на постійне проживання);
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) або відмітка в паспорті про відмову від нього;
• сам документ, на якому ставитиметься підпис.

До стану документа нотаріуси ставляться суворо, і на це є підстава: за вимогами, оприлюдненими Мін’юстом (перевірено 13.09.2026), не приймаються документи з підчистками, дописками, незастереженими виправленнями, написані олівцем, порвані, а також багатоаркушеві без належного зшивання. Документ на двох і більше аркушах з’єднується у спосіб, що унеможливлює роз’єднання, із зазначенням кількості прошитих і пронумерованих аркушів, підписом та печаткою нотаріуса (джерело: вимоги Мін’юсту до документів, перевірено 13.09.2026). Якщо в документі є виправлення, кожне має бути застережене підписом і печаткою тієї установи чи особи, яка документ видала. Тому перед візитом перечитайте свою заяву саме на ці дефекти: через закреслену цифру доведеться переписувати все заново.

Порядок дій: покрокова інструкція

1. Підготуйте документ. Перевірте текст на виправлення, пронумеруйте та прошейте багатоаркушеві документи, роздрукуйте заяву без скорочень.
2. Візьміть документи, що посвідчують особу. Паспорт і РНОКПП мають бути при собі в усіх, хто підписує.
3. Прийдіть до нотаріуса разом. Усі підписанти ставлять підписи особисто в присутності нотаріуса, заздалегідь підписаний документ засвідчити не вдасться.
4. Підпишіть у присутності нотаріуса. Він перевірить особу, переконається, що підписант розуміє зміст документа, і прийме підпис.
5. Отримайте посвідчувальний напис. Нотаріус вчиняє посвідчувальний напис, реєструє дію у своєму реєстрі та видає документ вам на руки.

Якщо людина через фізичні вади чи хворобу не може підписатися власноруч, Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України передбачає фігуру рукоприкладчика: він підписує документ у присутності нотаріуса, і цей факт зазначається в посвідчувальному написі. Але підпис «за іншу особу» без такого оформлення, це вже не технічна деталь, а підробка.

З чого складається ціна: розбивка чека

Конкуренти в видачі називають підсумкову цифру, але чек насправді складається з кількох самостійних платежів, і розуміння структури допомагає порівнювати пропозиції:

Компонент	За що платите	Як розраховується
Державне мито	Фіксований платіж за вчинення нотаріальної дії	Ставка встановлена законом і однакова незалежно від того, куди ви прийшли
Нотаріальний тариф	Плата за саму дію за встановленими ставками	Залежить від виду дії, а не від складності документа
Плата за відомості з реєстрів	Перевірка даних в Єдиному державному реєстрі	0,05 прожиткового мінімуму для працездатних осіб, тобто 170 грн у 2026 році (джерело: судова влада України, перевірено 13.09.2026)
Послуги правового та технічного характеру (ПТТ)	Робота нотаріуса з документом: перевірка, підготовка, друк	Розмір визначає сам нотаріус, тому ця частина відрізняється між конторами

Ключова різниця: у приватного нотаріуса до обов’язкових платежів додаються ПТТ, і саме вони формують розкид цін між конторами. Тому питання «скільки коштує засвідчити підпис» має сенс ставити так: «яка повна вартість з урахуванням мита, тарифу, реєстрів і ПТТ». Добрий нотаріус озвучить повний чек до вчинення дії, а не після.

Державний нотаріус, приватний нотаріус чи орган місцевого самоврядування

Критерій	Державний нотаріус	Приватний нотаріус	Посадова особа ОМС
Де приймає	Державна нотаріальна контора	Власна контора, гнучкий графік	Сільські населені пункти без нотаріусів
Платежі	Мито + тариф	Мито + тариф + ПТТ	За встановленими ставками
Коло дій	Повне	Повне	Обмежене, визначене законом
Черги	Можливі	Зазвичай швидше	Залежить від населеного пункту

Юридична сила посвідчувального напису в усіх трьох випадках однакова. Вибір, це питання зручності та ціни: у державного нотаріуса чек зазвичай компактніший за рахунок відсутності ПТТ, у приватного, швидше і без черг, а посадова особа органу місцевого самоврядування, це варіант «тут і зараз» для села, де найближчий нотаріус за десятки кілометрів.

Заява-згода на виїзд дитини за кордон: сценарій під ключ

Ситуація. Батько залишається в Україні, мати з дитиною їде за кордон. Прикордонники вимагають заяву-згоду на виїзд дитини за кордон від другого з батьків.

Кроки. Мама або тато готує текст заяви (у багатьох конторах є готові зразки, але краще уточнити вимоги прикордонної служби країни в’їзду заздалегідь). Обидва батьки з паспортами та РНОКПП приходять до нотаріуса. Батько підписує заяву в присутності нотаріуса, той вчиняє посвідчувальний напис.

Результат і гроші. До чека входять державне мито, нотаріальний тариф, плата за відомості з реєстрів (170 грн у 2026 році) та ПТТ, якщо нотаріус приватний. Якщо країна в’їзду вимагає переклад заяви, переклад виконує перекладач і оплачується окремо: нотаріальний тариф на засвідчення підпису не включає послуги перекладу. Нотаріус у такому разі засвідчує справжність підпису перекладача під виконаним перекладом.

Підпис на банківській картці: специфічний кейс

Банки часом вимагають заяву або документ, де підпис клієнта засвідчений нотаріусом, а іноді просять засвідчити підпис безпосередньо на зворотному боці платіжної картки, у спеціальному полі. Порядок дій такий:

1. Візьміть паспорт і саму картку, а також вимоги банку (краще в письмовому вигляді або на екрані).
2. Підпис на картці ставиться особисто в присутності нотаріуса, заздалегідь розписана картка не підійде.
3. Нотаріус вчиняє відповідний напис і реєструє дію.

Оскільки це нестандартна дія, телефонуйте до контори заздалегідь і уточніть, чи працюють з картками саме вашого банку: вимоги різних банків відрізняються, і краще з’ясувати це до візиту, ніж робити другий похід.

Підпис перекладача, нотаріальний переклад та апостиль

Тут важливо розрізняти дві різні речі. Нотаріальний переклад, це переклад, під яким нотаріус засвідчив справжність підписа перекладача: сам текст перекладає людина з відповідною кваліфікацією, а нотаріус підтверджує лише, що підпис під перекладом поставив саме той перекладач. Переклад оплачується окремо від нотаріальної дії, у ціну засвідчення підпису він не входить.

Для документів, які їдуть за кордон, часто потрібен ще й апостиль: штамп, що підтверджує справжність підписа та статус посадової особи на офіційному документі. Іноземні документи, які подаються в українських установах, навпаки, мають пройти легалізацію і подаватися з нотаріально засвідченим перекладом українською (джерело: ДМС України, перевірено 13.09.2026). Якщо ваш документ призначений для іншої країни, спитайте в установі, куди ви його несете, який саме ланцюжок потрібен: переклад, апостиль чи обидва, бо послідовність має значення.

Засвідчення копії документа: чим відрізняється від підпису

Засвідчення копії документа, це окрема нотаріальна дія: нотаріус порівнює копію з оригіналом і підтверджує тотожність. Завірити копію без оригіналу не вийде: нотаріус мусить бачити першоджерело, інакше йому нема з чим порівнювати. Виняткові випадки (наприклад, засвідчення копії з раніше нотаріально засвідченої копії) передбачені Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, і про них краще запитати нотаріуса напряму.

Практичний нюанс: копії засвідчуються з кожного аркуша або шляхом прошивання, і вимоги до стану оригіналу ті самі, що й для підпису: без підчисток, олівця та розірваних сторінок. Для перетинання кордону з родичами з інвалідністю прикордонні правила прямо вимагають нотаріально засвідчені копії документів про родинні зв’язки та інвалідність (джерело: постанова КМУ, перевірено 13.09.2026), тож ця дія тісно пов’язана з виїзними сценаріями.

Підпис на статуті та протоколах: що потрібно засновникам

Засновники ФОП і ТОВ стикаються із засвідченням підпису найчастіше: підпис заявника на статуті, підписи голови та секретаря зборів на протоколі, підписи на рішеннях учасників. Логіка та сама, що й із заявою: усі підписанти приходять особисто з паспортами та РНОКПП і підписують документи в присутності нотаріуса.

Дві поради, які економлять час. По-перше, звірте дані в документі з паспортами до друку: розбіжність у літері прізвища означає перепідготовку всього пакета. По-друге, якщо документи готував реєстратор чи юрист, уточніть у нього, хто саме має підписувати кожен примірник: у статутах і протоколах коло підписантів не завжди очевидне, і зайвий візит усіх засновників коштує дорожче за дзвінок.

Коли нотаріус відмовить і що робити далі

Підстави для відмови перелічені у ст. 49 Закону України «Про нотаріат». Нотаріус відмовить, якщо:

• документ не відповідає вимогам за формою або містить незастережені виправлення;
• особа не пред’явила документ, що посвідчує особу, або дія виходить за межі її повноважень;
• є сумніви в дієздатності підписанта або підпис ставить не та особа;
• документ суперечить закону.

Відмова має бути викладена письмово з мотивами. Якщо ви з нею не згодні, її можна оскаржити у встановленому порядку. А от ситуація «за мене підписала дружина, засвідчіть, будь ласка», це не відмова з технічних причин, а підстава відмовити принципово: підпис, зроблений іншою особою, засвідченню не підлягає, і спроби обійти це правило закінчуються погано для всіх учасників.

Якщо людина виїхала за кордон, її підпис на заяві чи дорученні засвідчить посадова особа консульської установи України: дія вчиняється за тими ж принципами, а документ потім працює в Україні. Для осіб, які відбувають покарання, підписи на документах визначених законом видів засвідчує начальник установи виконання покарань.

Кожне відомство в цих сценаріях має власні процедурні правила: порядок декларування зброї, наприклад, встановлює МВС України, а Положення про консульський збір затверджено наказом МЗС України від 23.04.2018 № 182 (джерело: zakon.rada.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Тому за кордоном уточнюйте в консульській установі не лише саму дію, а й розмір консульського збору за неї: він визначається окремо від українських нотаріальних тарифів.

Практичний висновок простий: перед тим як їхати, зателефонуйте до контори, назвіть документ і запитайте повну вартість з розбивкою на мито, тариф, реєстри та ПТТ. П’ятихвилинна розмова заощаджує і другу поїздку, і зайві витрати, а точний чек ви побачите до того, як поставите підпис.