Засвідчення підпису та нотаріальна копія документа

Сторінки розділу: справжність підпису, копія паспорта, копія диплома.

Чим відрізняється засвідчення підпису від засвідчення вірності копії та виписки

Це три різні нотаріальні дії, і плутати їх не варто. Засвідчення справжності підпису підтверджує лише те, що підпис на документі поставила саме та особа, яка зазначена в ньому. Засвідчення вірності копії фіксує повний збіг копії з оригіналом, без перевірки змісту самого документа. Засвідчення витяга підтверджує, що частина документа відтворена без змін. Написи нотаріуса на папері теж різні: «підпис засвідчено», «копія вірна» або «з оригіналу зроблено витяг».

Практичний наслідок простий. Якщо банк чи суд вимагає нотаріально засвідчену копію, засвідчення підпису на копії проблему не вирішить, і навпаки. Тому перед візитом уточніть у того, хто вимагає документ, що саме потрібно: підпис, копія чи виписка. Від цього залежить і набір документів, і вартість.

Дія	Що підтверджує нотаріус	Типова ситуація
Засвідчення підпису	Особу, яка підписала документ	Заява про вихід з ТОВ, заява для банку
Вірність копії	Тотожність копії оригіналу	Копія паспорта, диплома, рішення суду
Вірність виписки	Точність частини документа	Витяг з багатосторінкового договору
Засвідчити підпис може приватний або державний нотаріус. В окремих випадках, прямо передбачених законом, це право мають і посадові особи органів місцевого самоврядування. Якщо ви перебуваєте за межами України, підпис засвідчують посадові особи консульських установ України.

Умови засвідчення вірності копій документів нотаріусом

Базова норма, це ст. 75 Закону України «Про нотаріат»: нотаріус засвідчує вірність копій документів та виписок з них, якщо вони не суперечать закону. Детальні умови розписані у ст. 76, ст. 77 та ст. 78 Закону України «Про нотаріат», і кожна стаття регулює свій тип документа.

Документи, видані юридичними особами. За ст. 76 Закону України «Про нотаріат» нотаріус може засвідчити вірність копії документа, виданого юридичною особою. Умова одна: документ має підпис посадової особи та печатку, якщо її використання передбачено. Зміст при цьому нотаріус не перевіряє, він оцінює лише належне оформлення. У статтю 76 вносили зміни, зокрема у частині вимог до самих документів, тож перед візитом до нотаріуса корисно відкрити актуальну редакцію норми на сайті Верховної Ради.

Документи, видані фізичними особами. За ст. 77 Закону України «Про нотаріат» копія такого документа засвідчується, якщо підпис фізичної особи на оригіналі засвідчений нотаріусом або посадовою особою, яка має право вчиняти нотаріальні дії. Простіше кажучи: якщо сусід написав вам розписку «для банку», просто засвідчити копію цього паперу не вийде, спочатку сама розписка має пройти через нотаріуса.

Документи, на яких підпис відсутній. Ст. 78 Закону України «Про нотаріат» дозволяє засвідчення копій документів, виданих фізособами без підпису. Але є умова: потрібно підтвердити факт видачі документа. Для цього підійде довідка з місця роботи чи навчання.

Окремо зауважте: копії документів, виданих органами реєстрації актів цивільного стану (свідоцтва про народження, шлюб тощо), нотаріус засвідчує лише за наявності оригіналу, а повторні свідоцтва видає сам орган ДРАЦС. Портал Дія дозволяє замовити деякі такі послуги онлайн, але нотаріальне засвідчення все одно відбувається офлайн.

Копія з копії та виписка з багатосторінкового документа

Копію з копії засвідчити можна, але не завжди. У загальному випадку це робить державний нотаріус. Приватний нотаріус засвідчує таку копію лише тоді, коли в регіоні немає державної контори або державний нотаріус тимчасово відсутній. Такий розподіл повноважень склався історично, і саме через нього в деяких конторах відмовляють «приватникам».

За яких умов копія з копії може бути засвідчена: на першій копії має бути засвідчувальний напис про засвідчення вірності копії з оригіналу, зроблений належним суб’єктом. Якщо ж у вас на руках просто ксерокс без жодного напису, нотаріусу потрібен оригінал документа.

Засвідчити виписку варто, коли потрібна лише частина великого документа. Відокремити її від решти без спотворення змісту не вдається. Нотаріус звіряє виписку з оригіналом і в тексті витягає вказує, з якого саме документа її зроблено.

Як засвідчується фотокопія-витяг з багатосторінкового документа: нотаріус копіює або звіряє лише ті сторінки, де є потрібні відомості. У посвідчувальному написі він вказує, що це витяг, і перелічує саме засвідчені частини документа. Сторінки, які не увійшли до витягу, у засвідченні не беруть участі. Це зручно у судових справах на сотні аркушів: замість повної копії достатньо витягу з рішенням або окремим пунктом.

Сценарій «ситуація → кроки → результат»: у вас договір оренди на 40 аркушів, а контрагенту потрібен лише пункт про відповідальність. Ви приносите оригінал. Нотаріус звіряє відповідні сторінки з першоджерелом, після чого оформлює фотокопію-витяг і проставляє засвідчувальний напис. На виході маєте юридично значущий документ, не копіюючи й не оплачуючи всі 40 аркушів.

Заборона засвідчення копій певних документів та підстави для відмови

Які копії документів заборонено засвідчувати нотаріально: копії документів, зміст яких суперечить закону, документів із пошкодженнями, що ускладнюють читання, документів із виправленнями чи дописками, не засвідченими належним чином, а також документів, написаних олівцем.

Типові ситуації відмови, з якими стикаються на практиці:

• Ламінований документ. Ламінація заважає оцінити оригінал і стан захисних елементів, тому нотаріус відмовить у засвідченні копії ламінованого свідоцтва чи паспорта. Вихід один: звернутися до органу, який видав документ, за повторним примірником.
• Виправлення в документі. Закреслення чи дописки без застереження та підпису видавця роблять документ дефектним. Формулювання відмови зазвичай звучить як «документ містить не застосовані належним чином виправлення».
• Копія з копії без оригіналу. Якщо на першій копії немає засвідчувального напису, а оригінал не пред’явлено, засвідчити копію неможливо.
• Документ, виданий фізособою без нотаріального засвідчення підпису. Спочатку нотаріус засвідчує підпис на оригіналі, і лише після цього можна засвідчити його копію.

Підстави для відмови у нотаріальній дії загалом визначені законом: документ не відповідає вимогам, особа не має права звертатися за такою дією, дія суперечить закону. Нотаріус зобов’язаний мотивувати відмову, і якщо ви з нею не згодні, відмова може бути оскаржена в суді.

Окремий нюанс стосується судових рішень. Їхні копії засвідчувати складніше, адже документ видає саме суд, і в деяких випадках потрібна копія з оригіналу суду, а не з вашої ксерокопії. Тому перед візитом до нотаріуса уточніть у того, хто вимагає документ, чи підійде нотаріально засвідчена копія, чи доведеться отримувати документ із суду.

Документи, необхідні для послуги, і порядок звернення

Мінімальний набір для засвідчення копії невеликий: оригінал документа та паспорт громадянина України, за яким нотаріус ідентифікує особу, що звертається. Коли потрібне засвідчення підпису, до цього додається сам документ, який ви підписуєте в присутності нотаріуса, а РНОКПП потрібен у тих випадках, коли він знадобиться для подальших дій. Так, при оформленні довіреності копія паспорта з пред’явленням оригіналу та РНОКПП входить до стандартного набору (за даними Порталу Дія, перевірено 11.09.2026). Як саме нотаріус посвідчує підпис на довіреності, роз’яснило Мін’юст у документі N0001323-14 від 22.01.2014 «Особливості нотаріального посвідчення довіреності». Підпис там ставиться в присутності нотаріуса, який ідентифікує особу за документом, що посвідчує особу (роз’яснення опубліковане на порталі zakon.rada.gov.ua, перевірено 11.09.2026).

Чек-лист підготовки до візиту:

1. Оригінал має бути читабельним, без ламінації, закреслень і виправлень.
2. Візьміть паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу.
3. Копії краще підготувати заздалегідь, якщо нотаріус погоджується звіряти з ними: це економить час, хоча фінальну звірку все одно проводить нотаріус.
4. На документах юросіб має бути підпис посадової особи та печатка, якщо її використання передбачене.
5. Якщо діє представник, потрібне нотаріально засвідчене доручення: за даними (перевірено 11.09.2026), звернутися можна особисто або через довірену особу з таким дорученням і документом, що засвідчує особу, і це стандартна вимога зокрема для архівних довідок.
6. Уточніть у вимагаючої сторони, що саме потрібно: підпис, копія чи виписка.

Порядок звернення простий: вибираєте нотаріуса, телефонуєте для уточнення графіка і наявності всіх умов (особливо якщо йдеться про копію з копії, яку приватний нотаріус може не засвідчувати), приходите з оригіналами, підписуєте документ у присутності нотаріуса або передаєте оригінал для звіряння копії.

Коли потрібна нотаріально засвідчена копія: банки, суд, кордон, апостиль

Найчастіше послугою користуються банківські працівники, юристи, HR та ФОПи. Банки вимагають засвідчені копії установчих документів і рішень при відкритті рахунків та кредитуванні, а суди приймають такі копії як докази. Державні реєстратори теж працюють із засвідченими документами при реєстрації змін. За даними Порталу Дія (перевірено 11.09.2026), до заяви про держреєстрацію змін додається нотаріально засвідчена копія рішення уповноваженого органу. Схожий пакет потрібен і при виході учасника з ТОВ: заява за формою 2, квитанція про сплату адмінзбору та нотаріально засвідчена заява про вихід з товариства. Це підтверджує Центральне міжрегіональне управління Мін’юсту (перевірено 11.09.2026).

Документи для використання за кордоном. Тут діє окремий порядок. Чи потрібна попередня легалізація документів, що використовуватимуться за кордоном: так, для країн, які не є учасниками Гаазької конвенції, потрібна консульська легалізація, а для країн-учасниць достатньо апостиля. Апостиль проставляється на офіційних документах уповноваженими органами, і нотаріальне засвідчення тут виконує допоміжну роль: наприклад, спочатку нотаріус засвідчує копію або підпис, потім на цей документ ставиться апостиль.

Порядок для документів «на кордон»:

1. З’ясуйте, країна учасниця Гаазької конвенції чи ні.
2. Для країн-учасниць: засвідчення у нотаріуса (якщо потрібно) → апостиль в уповноваженому органі.
3. Для інших країн: засвідчення у нотаріуса → МЗС → консульська легалізація в країні призначення.
4. Для документів ДРАЦС спершу отримайте повторний документ в органі реєстрації актів цивільного стану, а не засвідчуйте копію.

Не засвідчуйте копію «про запас» до того, як зрозумієте, чи потрібен апостиль, і на якому етапі: послідовність дій має значення, і помилковий порядок означає повторний візит і повторну оплату.

Вартість, строки та видача копій документів із нотаріальних справ

Вартість складається з двох частин: державне мито за вчинення нотаріальних дій та плата за правову допомогу (послуги) нотаріуса. Ставки для державних нотаріусів визначаються законодавством, тоді як приватний нотаріус сам визначає розмір плати за свої послуги, тому ціни між конторами відрізняються. Конкретні суми залежать від виду дії та регіону, тому актуальний тариф варто запитати безпосередньо у конторі перед візитом.

Засвідчити копію чи підпис зазвичай можна в день звернення, бо це одна з найшвидших нотаріальних дій. Більше часу займають випадки, коли нотаріусу треба звіряти багатосторінковий документ або коли папір спочатку потребує апостиля.

Окрема ситуація, це видача копій документів із нотаріальних справ. Якщо ваш документ зберігається у нотаріальній справі, наприклад заповіт або договір у державного нотаріуса, копію чи витяг можна отримати на підставі письмової заяви. Коли справа передана на зберігання, документи видає державний нотаріальний архів. Звернутися можна особисто або через довірену особу, яка діє на підставі нотаріально засвідченого доручення та документа, що засвідчує особу. Для архівних довідок і копій на запити фізичних та юридичних осіб потрібні заява і копія паспорта (за даними Порталу Дія, перевірено 11.09.2026). Строки видачі залежать від установи й навантаження архіву, тому їх уточнюють безпосередньо при поданні заяви.

Практична порада: якщо документ потрібен регулярно, наприклад для банківських операцій ФОПа, зберігайте один засвідчений примірник, поки він чинний. Оновлюйте його лише тоді, коли банк або інша вимагаюча сторона прямо вкаже на «свіжість» копії.

Часті запитання

Хто має право засвідчувати вірність копій документів? Нотаріуси. В окремих випадках це можуть робити посадові особи органів місцевого самоврядування, а також посадові особи консульських установ України за межами держави.

Чи можна засвідчити копію з копії документа? Так, якщо на першій копії є засвідчувальний напис про засвідчення з оригіналу, і цю копію з копії засвідчує державний нотаріус.

Які умови засвідчення копій документів, виданих фізичними особами? Підпис на оригіналі має засвідчити нотаріус або посадова особа, уповноважена вчиняти нотаріальні дії. Крім того, може існувати документ, який підтверджує сам факт видачі.

Які вимоги до копії, виданою юридичною особою? Документ має містити підпис посадової особи та печатку, якщо її використання передбачене, інакше нотаріус відмовить.

Коли може бути засвідчена вірність виписки з документа? Коли з великого документа потрібна лише частина, і ця частина не може бути відокремлена без спотворення змісту; нотаріус звіряє виписку з оригіналом.

Як засвідчується фотокопія-витяг з багатосторінкового документа? Нотаріус звіряє лише сторінки з потрібними відомостями, а в написі вказує, що це витяг, і перелічує засвідчені частини документа.

Які копії документів заборонено засвідчувати нотаріально? Копії документів, що суперечать закону, мають виправлення, пошкодження, написані олівцем, а також документів, що підлягають обміну, і документів з грифами обмеженого доступу.

Чи потрібна попередня легалізація документів, що використовуватимуться за кордоном? Для країн-учасниць Гаазької конвенції достатньо апостиля, для решти потрібна консульська легалізація.