Довідка про сімейний стан в Україні: як отримати афідевіт у нотаріуса з апостилем

Що таке довідка про сімейний стан і чому РАЦС її не видає з 2007 року

Довідка про сімейний стан, документ, який підтверджує, що людина не перебуває у шлюбі, розлучена чи вдова. Коротка відповідь на головне питання: в Україні такої окремої державної довідки не існує, і органи РАЦС її не видають.

Після реформи реєстрації актів цивільного стану, що набула чинності у 2007 році, органи РАЦС працюють виключно з Державним реєстром актів цивільного стану: вони реєструють шлюби, розлучення та видають повторні свідоцтва і витяги. Довідка про те, що ви «неодружені», не належить до їхніх повноважень, іноземні органи цього не завжди знають, тому українці регулярно стикаються з вимогами надати документ, якого формально немає.

Вихід із ситуації один і він цілком легальний: нотаріальна заява про сімейний стан (у міжнародній практиці, афідевіт). Ви особисто, під відповідальність, заявляєте свій статус, а нотаріус засвідчує справжність підпису. Саме такий документ приймають органи реєстрації шлюбів у більшості країн.

Для чого потрібна довідка про неперебування у шлюбі

Найчастіший запит, шлюб за кордоном. Багато держав вимагають від іноземця підтвердити, що він має право одружуватися: не перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі. Український паспорт такого підтвердження не містить, тому потрібен окремий документ.

Окрім одруження, заяву про сімейний стан вимагають:

• при оформленні віз, видів на проживання та громадянства;
• банки та нотаріуси інших країн, для спадкових і нерухомих справ;
• при встановленні статусу подружжя у соціальних програмах.

Чим афідевіт відрізняється від довідки ДРАЦС і довідки про склад сім’ї

Тут найбільше плутанини, тому порівняємо три документи, які люди часто змішують:

Документ	Хто видає	Що підтверджує	Чи приймають іноземні органи
Нотаріальна заява (афідевіт)	Нотаріус	Особисте підтвердження сімейного стану заявника	Так, з апостилем або легалізацією
Витяг з ДРАЦС	Орган ДРАЦС	Факт реєстрації або розірвання конкретного шлюбу	Частково, лише як доказ окремої події
Довідка про склад сім’ї	Виконавчі органи, ЦНАП за місцем реєстрації	Осіб, зареєстрованих за однією адресою	Зазвичай ні, не підтверджує шлюбний статус

Довідка про склад сім’ї фіксує прописку, а не шлюб. Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану підтверджує, що шлюб був укладений або розірваний, але не підтверджує, що ви зараз неодружені. Тільки заява про сімейний стан, засвідчена нотаріусом, закриває вимогу іноземного органу повністю.

Документи для оформлення заяви у нотаріуса

Набір документів залежить від вашого статусу. Базовий список для всіх:

1. Паспорт громадянина України або закордонний паспорт, нотаріус зобов’язаний встановити особу.
2. Ідентифікаційний код (РНОКПП).

Далі, за ситуацією:

• Ніколи не перебували у шлюбі, додаткові документи не потрібні, достатньо паспорта та коду.
• Розлучені, свідоцтво про розірвання шлюбу або рішення суду про розлучення, що набрало законної сили.
• Вдівець, свідоцтво про смерть другого з подружжя.
• У шлюбі, свідоцтво про шлюб (якщо заява стосується подружжя).

Порядок отримання афідевіту: кроки, формулювання, юридична сила

Юридична сила заяви тримається на трьох елементах: особистому підписі заявника, посвідченні підпису нотаріусом і правильному формулюванні тексту. Помилка у формулюванні, найпоширеніша причина відмови іноземних органів.

Допустимі варіанти тексту залежно від статусу:

• «Ніколи не перебувала у зареєстрованому шлюбі», для тих, хто одружується вперше.
• «У шлюбі не перебуваю; попередній шлюб розірвано, про що є свідоцтво про розірвання шлюбу», для розлучених.
• «Шлюб припинено у зв’язку зі смертю другого з подружжя», для вдівців.

Недопустимо писати розпливчасто («вільна людина», «не маю чоловіка»), іноземний орган потребує точного юридичного статусу. Також не можна вказувати дату «на майбутнє»: заява підтверджує стан на момент її підписання, і деякі країни вимагають, щоб з моменту оформлення минуло не більше певного строку, цю вимогу країни призначення варто перевірити заздалегідь.

Оформлення онлайн без присутності (Дія.Підпис)

Дія.Підпис, кваліфікований електронний підпис, з яким частина нотаріальних дій виконується дистанційно. Для людей за кордоном це знімає потребу летіти в Україну заради одного підпису.

Практичний сценарій: заявник перебуває у Польщі, шлюб призначено через місяць.

1. Заявник зв’язується з нотаріусом, який працює з Дія.Підпис, і погоджує текст заяви.
2. Нотаріус ідентифікує особу через електронний підпис та реєстри.
3. Заява оформлюється, документ отримують у електронній або паперовій формі.
4. Далі, апостиль і переклад.

Нюанс: не всі нотаріуси виконують цю дію онлайн, а частина іноземних органів вимагає документ на папері з «живим» апостилем. Обидва моменти уточнюють до оформлення, а не після.

Апостиль, консульська легалізація та нотаріальний переклад

Апостиль, штамп, що підтверджує справжність підпису та печаті нотаріуса для країн, учасниць Гаазької конвенції. В Україні апостиль на нотаріальних документах проставляють уповноважені підрозділи Мін’юсту. Для країн, які не приєдналися до конвенції, потрібна консульська легалізація, через МЗС та консульство відповідної держави.

Після апостиля зазвичай потрібен нотаріальний переклад мовою країни призначення. Порядок дій такий: заява → апостиль → переклад (перекладач також засвідчується нотаріально). Якщо зробити переклад до апостиля, документ доведеться переробляти.

Довідка для одруження за кордоном: варіант для громадян за кордоном

Якщо ви живете за межею України, є два шляхи:

• Через консульську установу України, консул засвідчує заяву про сімейний стан так само, як нотаріус в Україні. Це зручно, але запис до консульств часто розтягується на тижні, тому плануйте заздалегідь.
• Через нотаріуса країни перебування, місцевий нотаріус оформлює афідевіт за своїми правилами; такий документ не потребує апостиля для цієї ж країни, але може вимагати перекладу.

Вибір залежить від вимог органу, який приймає шлюб: деякі країни наполягають на документі від консульства своєї держави, інші приймають місцевий афідевіт.

Витяги з ДРАЦС та архівні довідки: коли вони потрібні

Якщо іноземний орган просить підтвердження не поточного статусу, а конкретної події, шлюбу чи розлучення, замість заяви оформлюють витяг з Державного реєстру актів цивільного стану. Їх видає орган ДРАЦС, де реєструвалася подія.

Окремий випадок, коли записи про шлюб або розлучення зберігаються в архіві, а не в чинному реєстрі. Тоді документ оформлює архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи. Порядок виконання архівними установами запитів та оформлення архівних довідок затверджено наказом Мін’юсту України від 02.03.2015 № 295/5; послугу також регулюють Закон «Про національний архівний фонд та архівні установи» (ст. 29, 31) та накази Мін’юсту № 1000/5, № 656/5, № 295/5, № 1786/5/272 (перевірено 11.09.2026 за даними порталу Дія).

Строки залежать від способу пошуку: якщо запит виконується лише за довідковим апаратом архіву, довідку надають протягом 15 календарних днів. У окремих архівів, наприклад КУ «Трудовий архів» Сарненської міської ради, термін виконання запиту, від 7 до 30 днів, і довідки видаються лише за документами, що зберігаються саме в цьому архіві.

Нюанс, який варто знати підприємцям: довідка архівної установи про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню, потрібна і для держреєстрації припинення юридичної особи, але це інший документ, який не стосується сімейного стану. Не плутайте ці два типи архівних довідок при підготовці пакета документів.

Ціни та терміни оформлення

Повний ланцюжок витрат складається з трьох частин: нотаріальне засвідчення заяви, апостиль, нотаріальний переклад. Тарифи нотаріусів відрізняються за регіонами, а строки апостиля залежать від завантаженості уповноваженого органу, тому фіксовану суму тут назвати неможливо, її уточнюють у нотаріуса та в органі, що проставляє апостиль.

Орієнтовна послідовність за часом: сама заява у нотаріуса займає до години, апостиль, від кількох днів, переклад, ще один-два робочі дні. Для порівняння: окремі державні послуги реєстрації в Україні можна отримати у скорочені строки за підвищене мито (Постанова КМУ від 25.12.2015 № 1133), але до заяви про сімейний стан це механізм стосується опосередковано, швидкість тут визначає нотаріус, а не реєстр.

Якщо вам потрібне саме підтвердження окремої події, розлучення чи шлюбу, зверніть увагу на витяги з ДРАЦС: їх оформлюють окремо, і строки залежать від органу реєстрації. Деталі по суміжних документах, у розділі Нотаріальні заяви.

Короткий чеклист перед візитом до нотаріуса

1. Визначте свій статус: неодружений, розлучений, вдівець, від цього залежить текст заяви.
2. Зберіть документи: паспорт, ідентифікаційний код, свідоцтво про шлюб або свідоцтво про розірвання шлюбу, рішення суду про розлучення чи свідоцтво про смерть, що актуально.
3. З’ясуйте вимоги країни призначення: потрібен апостиль чи консульська легалізація, яка мова перекладу, який максимальний вік документа.
4. Погодьте з нотаріусом точне формулювання заяви, бажано надіславши зразок вимоги іноземного органу.
5. Заплануйте послідовність: заява → апостиль → переклад, з запасом часу перед датою шлюбу.

Як замовити архівну довідку та скільки чекати

Архівні довідки, копії або витяги замовляють безпосередньо в архівній установі, де зберігаються документи РАЦС. Заяву можна подати особисто, надіслати поштою або через електронні сервіси, зазначивши метричні дані та мету запиту.

Якщо для пошуку інформації архіву достатньо тільки довідкового апарату, довідку надають протягом 15 календарних днів. Джерело: Дія (guide.diia.gov.ua), послуга «Видача архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян».

Якщо документів немає в основному фонді і потрібен додатковий пошук у фондах інших установ, строк може бути довшим, тому варто одразу уточнювати в архіві імовірний час виконання запиту та номер справи, щоб контролювати готовність.