6 помилок у нотаріальних заявах, через які документи повертають

Що таке технічна помилка та які бувають помилки в нотаріальних документах

Технічна помилка в нотаріальному документі, це описка чи неточність, яка не змінює суті правочину: помилкова літера у ПІБ, переставлена цифра в даті, граматична помилка в адресі. Таку помилку можна виправити позасудово.

Помилки, що змінюють зміст документа, виправляються інакше. Якщо у договорі вказана не та сума, не той кадастровий номер чи не та частка у власності, документ фактично фіксує інший правочин, ніж сторони мали на увазі. Такі розбіжності усуває лише суд.

Типові види помилок:

• орфографічні у прізвищах, іменах, назвах населених пунктів;
• числові у датах народження, датах видачі паспортів, сумах;
• ідентифікаційні: помилковий кадастровий номер, реєстраційний номер облікової картки;
• у посвідчувальному напису: невірна назва органу, дата вчинення дії, реєстраційний номер у реєстрі.

Хто і на підставі яких норм виправляє помилку

Виправлення технічної помилки регулюють Закон України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України та Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5.

Виправити помилку можуть:

• нотаріус, який посвідчив документ;
• державний нотаріальний архів, якщо документ передано на зберігання;
• суд, коли помилка змінює зміст правочину або сторони не досягли згоди.

Заяву подає особа, за заявою якої вчинено нотаріальну дію, або її представник з нотаріально посвідченим дорученням.

Позасудовий порядок виправлення: покрокова інструкція

Процедура проста, але вимагає точності на кожному кроці:

1. Звіряєте документ з примірником у справі нотаріуса чи архіву, щоб переконатися, що помилка технічна.
2. Готуєте заяву про виправлення технічної помилки з посиланням на конкретне місце в тексті.
3. Подаєте заяву нотаріусу або до державного нотаріального архіву разом з документом.
4. Отримуєте виправлені примірники із застереженням.

Строк розгляду та вартість залежать від конкретної контори чи архіву, тому їх варто уточнити безпосередньо перед поданням.

Як оформлюється виправлення: застереження, посвідчувальний напис, усі примірники

Виправлення вноситься так, щоб помилковий текст залишався читабельним, а правильний був чітко видимий. На полях або в кінці документа нотаріус робить застереження про виправлення: «виправленому вірити», із зазначенням, що саме виправлено, підписом і печаткою.

Якщо помилка в самому посвідчувальному напису, виправлення оформлюють у ньому з тим самим застереженням. Правила ведення нотаріального діловодства вимагають вносити виправлення в усі примірники документа. Якщо примірники у різних осіб і один з них втрачено, у застереженні зазначають, що виправлення внесено в наявні примірники, а втрачений не подано.

Виправлення документів з архіву та окупованих територій

Документ з державного нотаріального архіву

Ситуація: у свідоцтві про право на спадщину 2005 року помилково вказана дата народження спадкоємця, примірник зберігається в архіві.

1. Подаєте до державного нотаріального архіву заяву про виправлення технічної помилки та оригінал свідоцтва.
2. Працівник архіву звіряє документ з примірником у справі та вносить виправлення з застереженням.
3. Отримуєте виправлений документ.

Документ з окупованих територій

Ситуація: документ, посвідчений до окупації, містить помилку, а територія, де діяла державна нотаріальна контора, тимчасово окупована.

1. Звертаєтесь до установи Міністерства юстиції України, зокрема Східного міжрегіонального управління, за місцем зберігання справи. 2. 3. Отримуєте документ з виправленням або рішення суду для подальших дій.

Дублікат документа замість виправлення: коли це вихід

Якщо документ утрачено або зіпсовано настільки, що виправлення неможливе, вихід, це дублікат документа. Його видає нотаріус, який вчинив дію, або державний нотаріальний архів. Дублікат має силу оригіналу, і в ньому вже можна усунути технічну помилку. Це часто швидший шлях, ніж редагування пошкодженого примірника.

Коли потрібен суд і наслідки помилок для реєстрації правочинів

Суд потрібен, коли помилка змінює зміст правочину: інша сума, інший об’єкт нерухомості, інше коло сторін. Також суд встановлює факт, якщо документ з архіву втрачено повністю.

Невиправлена помилка блокує державну реєстрацію прав на нерухомість: реєстратор повертає заяву з відмовою з посиланням на розбіжності в документах. На практиці це означає нове коло звернень до нотаріуса, тому помилку краще усувати до подання документів на реєстрацію.

Порівняння двох шляхів:

Критерій	Позасудовий порядок	Судовий порядок
Підстава	Технічна помилка без зміни суті	Помилка, що змінює зміст правочину
Хто вирішує	Нотаріус або державний нотаріальний архів	Суд
Витрати	Плата за нотаріальну дію	Судовий збір та послуги представника
Строк	Від кількох днів	Місяці

Недоліки законодавства про нотаріат

Норми про виправлення помилок розкидані між кількома актами: Закон України «Про нотаріат» визначає основу, Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України деталізує процедуру, а Правила ведення нотаріального діловодства описують техніку записів. Єдиного чіткого механізму немає, тому нотаріуси по-різному формулюють застереження, а органи реєстрації висувають різні вимоги до виправлених документів.

Друга проблема: законодавство не завжди розмежовує технічну помилку і помилку, що змінює зміст. Межу доводиться визначати на практиці, і саме через це виникають спори про те, чи може нотаріус виправити документ самостійно. Для заявника це означає ризик відмови і повторних звернень.

Помилки і документи для реєстрації змін у бізнесі

Помилка в нотаріальному документі б’є не тільки по нерухомості. За даними урядового порталу Дія (перевірено 11.09.2026), для державної реєстрації змін відомостей про юридичну особу подають: заяву про держреєстрацію змін, нотаріально засвідчену копію рішення уповноваженого органу, документ про сплату адмінзбору, установчий документ у новій редакції та структуру власності. Розбіжність ПІБ чи дати в засвідченій копії з реєстром стає підставою для відмови.

Те саме стосується виходу учасника з ТОВ: за інформацією Міністерства юстиції України (перевірено 11.09.2026), до реєстрації подають заяву за формою 2, квитанцію про сплату адмінзбору та нотаріально засвідчену заяву про вихід з ТОВ. Помилка у засвідченій заяві зупиняє всю процедуру, тому перевіряйте текст до посвідчення, а не після.

Якщо ви лише готуєте документи за кордоном, звіряйте кожне ПІБ і цифру до візиту до нотаріуса: детальніше про види заяв дивіться на сторінці Нотаріальні заяви.